Como Aumentar a Produtividade no Trabalho

Por Meiry Kamia

www.meirykamia.com

Chega ao fim mais um dia de trabalho e aquela sensação incômoda ainda está lá. Mara se sente exausta e um pouco frustrada. A meta de seu departamento já foi lançada há 1 mês e a sensação que tem é que está a anos luz de alcançá-la. O tempo parece voar e Mara já não sabe mais o que fazer para melhorar seu próprio desempenho e o de sua equipe.

Fazendo uma fria análise de seu trabalho diário, Mara percebe que não consegue manter o foco nas suas atividades porque o tempo todo é solicitada por telefonemas ou e-mails para resolver algum assunto. O problema é que tudo parece ser urgente! E ela sai correndo como um bombeiro para “apagar os focos de incêndio”.

Além disso, Mara também percebe que perde tempo com as demandas pessoais de sua equipe. Sempre há alguém lhe pedindo conselhos sobre assuntos pessoais durante os cafezinhos. Também percebe que sempre há alguém na sua equipe com alguma página de relacionamento aberta. Mara nunca pensou em opor a isso, mas agora, começa a achar que isso tira a atenção daquilo que deveria ser o foco principal da equipe: a meta do departamento.

O problema de Mara é que ela percebe quais as causas de seus problemas, mas não sabe o que fazer e por onde começar para fazer uma melhor gestão do tempo, das atividades e, com isso, melhorar o desempenho de sua equipe. Então, lá vão algumas dicas:

Dica 1: Estabeleça metas de longo, médio e curto prazo. No caso de Mara, ela já tem a meta principal que foi dada pela empresa. O que ela deve fazer é transformar essas metas em atividades e distribuí-las em um período de tempo. É importante criar formas de medida dessas atividades para que ela consiga monitorar o desempenho e cobrar o resultado da equipe. Mesmo que você trabalhe sozinho, é importante conseguir monitorar seu próprio desempenho, criando para si metas diárias. A pergunta “quais dados da realidade vão te mostrar que você está conseguindo alcançar a sua meta?”. A vida é feita de realizações e não de intenções. Portanto, definir essas realizações pode ajudá-lo a estipular as metas diárias. Lembre-se que planejar pode tomar certo tempo, mas em contrapartida, também ajuda a economizar tempo e energia.

Dica 2: Crie o hábito de trabalhar com uma agenda de papel ou virtual. Tenha o hábito de programar antecipadamente os seus dias (meta de curto prazo) sempre visando a meta de longo prazo. O ideal é que, ao iniciar o dia de trabalho, você já o tenha “desenhado” em sua agenda.

Dica 3: Saiba definir prioridades. Nem sempre aquilo que é urgente é importante. Lembre-se que o ser humano é um ser de hábitos. Uma vez habituado a agir como um bombeiro “apagando fogo”, perde-se a capacidade de refletir se o que é urgente é realmente importante para o resultado final. Pense também na possibilidade de delegar a tarefa, caso ela seja mais operacional.

Dica 4: Coloque lembretes para relembrá-lo das atividades importantes. Nem sempre conseguimos executar nossa agenda da forma como planejamos, ou porque dependemos da resposta de alguém, ou de algum relatório, etc. Os lembretes são ideais para essas ocasiões, eles nos relembram que precisamos dar andamento no processo assim que tivermos a informação ou material em nossas mãos.

Dica 5: Inove! Enfatize resultados e não atividades. Lembre-se: para resultados diferentes, você deve fazer diferente! Então, caso não esteja satisfeito com o resultado de seu trabalho, pense: como fazer para melhorar o processo e atingir  um melhor resultado?

Dica 6: Disciplina, Disciplina e Disciplina. A cada interrupção para verificar e-mails, atender telefonemas ou responder chamados, faz com que nossa atenção se disperse e para que possamos chegar ao nível de concentração anterior, nossa mente perde cerca de 20 minutos! Sendo assim, o melhor a fazer é diminuir a quantidade de interrupções. Estipule um horário específico para checar e-mails. Deixe todos os alertas de chegada de e-mails e mensagens desligados.  Diminua a quantidade de saídas para os cafezinhos, substitua por uma garrafa d’ água na mesa, é mais saudável e perde-se menos tempo. Diminua o tempo de conversa nos corredores.

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