Metrô News – Prioridade versus urgência

Nem sempre o que é urgente é importante e vice versa. Ao criarmos o hábito de simplesmente “apagar incêndios”, perdemos a capacidade de refletir se aquilo que estamos fazendo realmente será importante para o resultado final.

Urgente mas não prioritário seria, por exemplo, retirar caixas empilhadas que estão bem na frente da porta atrapalhando a passagem. É urgente porque está atrapalhando, mas não é prioritário porque retirá-las não irá impactar diretamente no resultado do seu trabalho.

Por outro lado, há tarefas como, por exemplo, enviar um relatório para o cliente até o final do expediente, que é considerada urgente e importante.

Há também atividades importantes que incluem, por exemplo, o cumprimento de etapas de projetos de longo prazo. Podem não ser consideradas urgentes porque não tem ninguém lhe cobrando, mas tais tarefas, se deixarem de serem feitas, irão impactar de forma muito negativa no crescimento da empresa.

Para saber se as tarefas são realmente urgentes e prioritárias, você deve levar em consideração três critérios:

· Prazo de entrega: se o tempo para execução da tarefa é curto, então ela se torna urgente.

· Resultado: pondere o quanto a tarefa irá impactar no resultado final.

· Equação de pareto: o Princípio de Pareto que diz que 20% do que realizamos traz 80% de resultado. E 80% das atividades trazem apenas 20% do resultado. Essa equação pode ser aplicada em diversas situações, por exemplo: (80% das vendas são ganhas, frequentemente, com 20% dos produtos da empresa; 80% das licenças médicas são concedidas a 20% dos funcionários de uma empresa; 80% de toda a riqueza estava nas mãos de no máximo 20% da população; etc). Aplique essa equação em suas atividades e veja quais são as atividades que trazem o maior resultado para definir as tarefas prioritárias.